Avec un mélange de cœur, d’héritage et de personnalité, The Hunting Lodge est le genre d’endroit où chaque visite est un peu différente, toujours accueillante et inoubliable.
Niché parmi les vignes de l’ouest d’Auckland, il trouve le parfait équilibre entre un charme décontracté et une touche de luxe. Les clients peuvent passer l’après-midi avec de longs dîners tranquilles dans le restaurant historique, prendre une pizza et une palette de dégustation au Lawn Bar, ou faire un saut au Cellar Door pour une gorgée décontractée et une conversation amicale.
The Barn est prêt pour les mariages et événements qui se rappellent vraiment, tandis que l’équipe garde l’ambiance vivante avec des souper saisonniers, des soirées d’observation des étoiles, des marchés animés, des sessions de DJ, des fêtes thématiques, et même un peu de danse en ligne quand l’envie est envie. Et au moment du spectacle, le vignoble se transforme en salle de concert pouvant accueillir jusqu’à 4 500 personnes, offrant aux amateurs de musique live un décor tout simplement épique.
Nous avons rencontré Rebecca Sutton, la gestionnaire de l’hôtellerie et de la marque, pour discuter de la façon dont ils utilisent Now Book It et Sadie AI pour s’assurer de ne jamais manquer une réservation et de profiter pleinement de chaque opportunité, afin de maintenir les bons moments pour tous ceux qui franchissent leur porte.
Quand les portes sont fermées mais que le téléphone continue de sonner
Gérer un lieu comme The Hunting Lodge, c’est surtout créer des expériences inoubliables, mais il y a aussi un côté délicat là-dedans. Comme le domaine n’est ouvert que du jeudi au dimanche, s’assurer que chaque réservation, demande ou demande spéciale reçoit une réponse rapide peut être un véritable exercice de jonglage. Les jours de « repos », quand il n’y a personne sur le plancher et personne pour répondre au téléphone, il est facile que les messages s’accumulent ou que les invités attendent.
« L’un de nos plus grands défis a toujours été la gestion des réservations et des opérations. Quand nous sommes fermés, il est facile que les messages ou demandes s’accumulent, et nous voulons nous assurer qu’aucun client ne se sente négligé, car chaque opportunité compte. » dit Rebecca,
Pour un lieu qui se targue de son hospitalité, rester connecté même lorsque les portes sont fermées n’est pas seulement un bienvenu, c’est essentiel. Entre la gestion d’événements privés, les réservations occasionnelles et les demandes sans rendez-vous, l’équipe avait besoin d’un moyen de s’assurer qu’aucune occasion ne passe entre les mailles du filet.
Voici Sadie AI, la membre de l’équipe qui ne dort jamais
Sadie, réceptionniste de Now Book It’s AI, est la plus récente « membre de l’équipe » au Hunting Lodge, sauf qu’elle n’a pas besoin de pauses café, de vacances ou même d’une heure de dîner. Elle est de service 24h/24, 7 jours sur sept, s’assurant qu’aucun appel ne reste sans réponse, qu’aucune demande ne soit oubliée, et que chaque réservation tombe directement dans le journal Now Book It, prête à partir, sans que personne dans l’équipe ait à lever le petit doigt.
Les jours où le lieu est fermé, elle les garde effectivement ouverts, s’assurant que les invités reçoivent la réponse instantanée qu’ils attendent et s’assurant que chaque occasion soit saisie.
« Sadie a tout changé pour nous. Même quand on est fermés, elle est en ligne, s’assurant que chaque client est pris en charge et que chaque réservation est prise. C’est comme avoir un membre de l’équipe qui ne dort jamais, ne rate jamais un appel, et ne laisse jamais rien passer entre les mailles du filet! »
Avec Sadie qui s’occupe du travail en coulisses, l’équipe peut se concentrer sur ce qu’elle fait de mieux : créer des expériences inoubliables pour chaque invité qui franchit la porte. Qu’il s’agisse de visiteurs de fin de semaine, de réservations de cave ou de demandes de dernière minute, le lieu sait que chaque appel est pris en charge, que chaque réservation est enregistrée, et qu’aucune occasion ne sera manquée.
L’effet Sadie : 110+ heures de retour chaque mois
Les résultats de l’ajout de Sadie à l’équipe de The Hunting Lodge parlent d’eux-mêmes, et les chiffres sont impossibles à ignorer. En seulement un mois, Sadie a pris en charge 74 appels, chaque appel durant en moyenne environ 1,5 minute. Ça fait un total6 600 minutes gagnées, soit plus de 110 heures que l’équipe n’a pas eu à jongler avec les appels téléphoniques, à suivre les demandes ou à entrer les réservations manuellement. Pour un petit investissement dans Sadie, le lieu offre d’énormes retours grâce au temps gagné, au stress du personnel réduit et au budget qui fonctionne plus intelligemment, pas plus dur.
« Sadie a enlevé un tel fardeau de nos affaires et a déjà eu un impact si positif sur nos affaires, »
En bref, Sadie ne fait pas que gagner du temps et de l’argent, elle donne à l’équipe la liberté, la tranquillité d’esprit et plus d’heures pour faire ce qu’elle fait de mieux.
Un soutien fiable quand vous en avez le plus besoin
Travailler avec Now Book It a donné à l’équipe de The Hunting Lodge bien plus qu’une simple réceptionniste IA ou une plateforme de réservation en ligne : c’est la confiance qui vient du fait de savoir que l’aide est toujours à un coup de fil.
Dès la toute première configuration, l’équipe de Now Book It a rendu tout fluide et sans stress, guidant l’équipe de The Hunting Lodge étape par étape et répondant aux questions sur place, que ce soit un audit système, une explication d’une nouvelle fonctionnalité ou une question rapide.
« Notre expérience avec Now Book It a été fantastique. Avoir quelqu’un qu’on peut appeler et obtenir une réponse tout de suite a fait une énorme différence, ça nous rassure vraiment de savoir qu’ils sont là pour nous. »
Entre Sadie qui gère les appels 24 heures sur 24 et l’équipe Now Book It qui offre un soutien fiable et pratique, The Hunting Lodge a trouvé l’équilibre parfait entre efficacité, tranquillité d’esprit et opérations sans faille. Les appels manqués et les réservations perdues appartiennent au passé, et l’équipe peut garder le domaine en effervescence avec des expériences inoubliables, des événements animés et des invités heureux, le tout sans stress.
Pour The Hunting Lodge, combiner hospitalité, technologie et soutien expert n’est pas seulement pratique, cela a transformé la façon dont le lieu fonctionne, veillant à ce que chaque moment client soit géré avec soin, précision et une touche personnelle.
Astuce réservez maintenant : Le lieu offre des endroits ensoleillés le jour, des coins ambitieux la nuit et est aussi disponible pour des réservations d’événements, que ce soit pour des zones partielles ou pour toute la cour.
