Les événements organisés dans les restaurants peuvent être une excellente occasion de mettre en valeur votre espace, votre menu et votre hospitalité. Pour les clients, dépenser de l'argent durement gagné pour une soirée est quelque chose qui doit toujours être spécial. L'expérience que vous offrez est cruciale lorsqu'il s'agit d'accumuler des points sur la satisfaction de la clientèle. C'est là que les événements spéciaux entrent en jeu.
Un événement bien planifié et bien exécuté peut accroître la fréquentation, la réputation et le chiffre d'affaires de votre restaurant. En 2023, 44 % des clients dépenseront pour des événements, des marchandises et plus encore en dehors des repas standard dans les établissements. Ce chiffre va continuer à augmenter : aujourd'hui, les restaurants réalisent déjà 21 % de leur chiffre d'affaires grâce aux dépenses non alimentaires, tandis que le secteur de la restauration événementielle, d'une valeur de 7,6 milliards de dollars, est en plein essor. le secteur de la restauration événementielle de 7,6 milliards de dollars, subit une véritable concurrence de la part des restaurants, des cafés et des bars.
Rationalisez la planification de vos événements et créez des expériences mémorables pour vos invités grâce à notre guide essentiel pour entrer dans le jeu des événements.
Choisir le bon événement
Nous avons décomposé les différents types d'événements que vous pouvez organiser tout au long de l'année pour vous donner une longueur d'avance, mais ne vous laissez pas limiter dans vos idées pour organiser un événement unique qui reflète votre personnalité, vos forces et votre clientèle.
Soirées à thème
Les soirées à thème peuvent être un excellent moyen de mettre en valeur votre polyvalence et de créer une atmosphère vivante et attrayante. Pensez à des soirées sur le thème des années 80 ou de votre émission de télévision préférée, comme les soirées trivia de The Office au bar, et même à des thèmes culinaires tels que les soirées pizza ou steak.
Les thèmes les plus élaborés permettent d'introduire de la nouveauté et de l'enthousiasme et d'attirer de nouveaux clients, tandis que les thèmes plus élaborés permettent de mettre en valeur le menu si vous savez que votre clientèle adore ce plat.
Événements saisonniers
Il ne faut pas laisser passer l'occasion d'organiser des événements spéciaux à l'occasion des fêtes ! Avec Pâques, la fête des mères et la fête des pères qui approchent dans le calendrier, faire un effort supplémentaire pour créer des dîners de fête ou un menu à thème vous permettra de rester dans la course.
Table de chef
Ce type d'expérience gastronomique intime et exclusive est idéal pour favoriser les interactions entre les chefs et les convives. À l'ère de Chef's Table (Netflix) et de The Bear (FX), ce type d'expérience donnera l'impression d'un accès illimité aux coulisses, pour lequel les gourmets et les passionnés de l'industrie seront prêts à débourser des sommes considérables.
Pour plus d'idées d'événements : Idées d'événements pour les restaurants et comment la technologie entre en jeu
Meilleures pratiques pour la planification de votre événement
1. Définissez vos objectifs
Il est important de fixer les règles de base avant de se lancer à corps perdu dans l'organisation d'un événement. Vos objectifs spécifiques vous permettront de planifier rapidement et efficacement un événement réussi.
Pour vous assurer que votre objectif est solide, veillez à ce qu'il corresponde à la marque et au public de votre établissement. Cherchez-vous à célébrer une occasion spéciale, à promouvoir un nouveau produit sur le menu ou à attirer une clientèle d'affaires pour des soirées après le travail ? Tout cela est possible, à condition que ce soit en rapport avec vos clients.
Votre objectif facilitera également l'établissement d'un budget. Sachez combien vous êtes prêt à investir et gardez à l'esprit que l'objectif sous-jacent est toujours de réaliser des bénéfices. Répartissez le budget dans des catégories telles que la nourriture et les boissons, les divertissements, la décoration, le personnel et le marketing, afin de faciliter l'approbation des dépenses au cours du processus.
Le timing est également un élément clé de l'organisation d'un événement dans un restaurant. Un calendrier et une liste de contrôle bien établis vous donnent, à vous et à votre personnel, une représentation claire de ce qui doit se passer et de la manière dont cela doit se passer. Pensez aux éventuels contretemps, aux plans d'urgence et à toute autre solution de repli nécessaire.
2. Concevoir le menu, la présentation et l'ambiance
L'expérience que vous offrez lors d'un événement spécial doit être mémorable, et cela dépend en grande partie du menu, de la disposition et de l'ambiance.
Menu: Lorsque vous élaborez le menu de votre événement, pensez au thème et aux personnes qui doivent réserver les billets. Pour un dîner chic, envisagez de créer un repas sophistiqué à plusieurs plats ou un accord mets-vins. Pour un événement familial et décontracté, vous pouvez opter pour un buffet ou des plats amusants à partager. Certains événements seront mieux réussis avec des repas structurés, tandis que d'autres brilleront par une approche plus décontractée. Si votre événement se déroule parallèlement à un service régulier, veillez à ce que votre menu soit conçu en fonction de ce qui se passe dans la cuisine.
Les boissons sont la vie et l'âme de presque tous les événements. Que vous soyez un bar, un établissement vinicole, une brasserie ou un restaurant plus traditionnel, vous devez également penser aux cocktails, aux vins ou à une bonne bière - et peut-être même les associer à votre menu.
Mise en page: L'agencement de votre salle a un impact direct sur le déroulement de votre événement. Il déterminera non seulement le nombre de personnes pouvant s'asseoir, mais aussi la façon dont votre personnel se déplacera pour assurer le service. Établissez un plan de la salle à l'aide de votre logiciel de réservation, imprimez une feuille de route pour votre personnel et, si vous en avez le temps, organisez une soirée test pour vous assurer que l'agencement est fonctionnel. Votre personnel n'est jamais trop préparé.
Pour accueillir les participants à l'événement, l'agencement doit être à la fois confortable et fonctionnel. Les tables rondes sont idéales pour encourager la socialisation et les conversations de groupe, tandis que les tables plus petites peuvent être parfaites pour une soirée entre amis. Veillez à ce qu'il y ait suffisamment d'espace pour que les invités puissent se mélanger.
Ambiance: La bonne ambiance donnera le ton de l'événement. L'éclairage, la musique et la décoration contribuent tous à créer l'ambiance souhaitée pour la grande soirée. Des lumières tamisées, une musique douce et des centres de table élégants peuvent créer une atmosphère plus intime, tandis que des lumières vives et des décorations festives peuvent rehausser l'espace pour un événement de vacances.
3. Diffuser l'information
La plus grande crainte d'un organisateur d'événements ? Que personne ne vienne ! Il est donc essentiel de faire passer le mot pour assurer le succès de votre événement gastronomique. Utilisez une combinaison de canaux de marketing pour faire passer le message et maximiser les réservations.
Tirez parti des plateformes de médias sociaux de votre restaurant pour promouvoir l'événement. Publiez des contenus attrayants tels que des aperçus du menu, des préparatifs en coulisses ou des cadeaux excitants avant l'événement.
Envoyez des invitations à vos clients existants, à vos habitués ou aux membres de votre programme de fidélisation et encouragez-les à répondre à l'avance.
4. Préparation de l'événement
À l'approche du jour de l'événement, la règle numéro un est de s'assurer que votre personnel est formé pour que l'événement se déroule sans heurts. Tout d'abord, assurez-vous d'avoir suffisamment de personnel pour accueillir les invités supplémentaires. Un bref briefing préalable à l'événement peut vous aider à vous assurer que vos serveurs connaissent bien leurs tâches et les spécificités de l'événement, telles que les plats du menu, les promotions et le déroulement des opérations.
N'oubliez pas de comparer votre liste de réservations à votre plan de table. Une procédure d'enregistrement fluide permet de donner le bon ton à l'événement et d'éviter les retards.
5. Suivi des invités
L'événement ne se termine pas après le départ du dernier invité. Tendre la main aux invités pour les remercier montre que vous appréciez leur présence et peut transformer de nouveaux clients en clients fidèles. En outre, c'est un excellent moyen de recueillir des commentaires et de semer des graines pour un événement futur.
Publiez des photos de l'événement sur vos canaux de médias sociaux, en étiquetant les invités si vous le pouvez. Cela permet de garder l'événement vivant dans l'esprit de vos clients et de les encourager à revenir.
Conseils pour gérer un événement avec votre système de réservation de restaurant
Ne serait-ce pas formidable de pouvoir gérer votre événement et vos réservations en un seul endroit ? Avec Now Book It, c'est possible ! L'utilisation d'un seul système de réservation de restaurant, doté de fonctions intégrées pour les événements et les fonctions, vous permet de ne pas avoir à vous battre constamment entre deux (ou plusieurs) systèmes dans le feu de l'action de l'organisation d'un événement.
En s'inspirant de notre propre solution de réservation en ligne, voici quelques conseils pour faire de votre événement au restaurant un succès grâce à un système solide.
Répondre aux demandes de renseignements et de réservations 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
Avec tout le travail que représente l'organisation d'un événement, la dernière chose dont vous voulez que votre personnel se préoccupe est de répondre aux appels téléphoniques. Notre assistante IA Sadie peut vous aider. Il vous suffit de la former à l'événement à venir et de la laisser faire le reste, qu'il s'agisse de répondre aux demandes de renseignements sur l'événement ou d'enregistrer les réservations directement dans le système.
Maîtrisez le plan de votre événement
Les plans d'étage sont essentiels à l'organisation de votre événement, que ce soit parce que vous devez mettre en place des blocages pour certaines zones ou de réorganiser l'ensemble de votre site pour accueillir l'événement. La fonction transparente de plan d'étage de Now Book It vous permet de créer une vue spécifique à l'événement, afin que votre équipe ait une visibilité totale de ce que sera la journée de l'événement tout en conservant les services quotidiens en place.
Maximiser le chiffre d'affaires de l'événement grâce à des ventes incitatives
Les organisateurs d'événements qui ne lésinent pas sur les prix ne négligent jamais les ventes incitatives! Les clients qui assistent à des événements sont généralement plus enclins à dépenser pour l'expérience. La possibilité d'arriver avec une bouteille de champagne ou d'avoir la primeur des amuse-gueules en attendant le reste de leur groupe sera très utile au moment de la réservation.
Permettez à vos invités de réserver facilement votre événement
Il existe de nombreuses façons de le faire, mais notre meilleur conseil est de rendre l'événement visible sur votre widget de réservation existant. Non seulement cela permet aux habitués de réserver facilement l'événement, mais cela peut aussi inciter de nouveaux clients à découvrir l'événement et à décider de l'essayer. Une fois que vous avez verrouillé l'événement sur votre système de réservation Now Book It, vous pouvez également saisir le lien de réservation dédié à l'événement et le partager sur vos plateformes de médias sociaux et vos newsletters clients pour que les invités accèdent directement à la page de réservation.
La magie des événements dans les restaurants
Le monde est à votre portée lorsqu'il s'agit d'événements pour les restaurants, mais essayez de vous concentrer sur ce qui convient le mieux à votre marque, à votre établissement, à votre équipe et à vos clients. Avec un peu de créativité, de planification et les bons outils, votre entreprise sera sur la bonne voie pour perfectionner l'art des événements et des expériences que vos clients (et vos résultats) n'oublieront pas.
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