Depuis près de trois décennies, Thomas Wines est une puissance discrète de la scène viticole de la vallée de Hunter. Fondée en 1997, la cave a été fondée sur une vision sans compromis visant à produire des expressions haut de gamme des deux cépages phares de la vallée de la Hunter, Semillon et Shiraz.
Près de trente ans plus tard, cette orientation demeure inchangée, les frères Andrew et Dan Thomas continuant de défendre des vins qui reflètent à la fois le lieu et la patience.
La majorité des fruits de Thomas Wines sont cultivés localement dans la vallée de Hunter, ce qui renforce un lien profond avec la région et ses traditions viticoles.
À mesure que le tourisme viticole envahit certaines régions du monde, l’expérience de la cave ici chez Thomas Wines s’est également développée. Les dégustations ne sont plus juste des arrêts rapides; Ils sont un point de contact clé pour la fidélité à la marque et les relations à long terme avec la clientèle. Et cela se voit dans la façon dont leur équipe de passionnés de vin avertis accueille les invités.
Nous avons discuté avec Leesa Mealing, directrice des ventes et du marketing, de la façon dont le lieu a amélioré leur expérience en cave au fil du temps, et du rôle qu’Now Book It a joué dans l’optimisation de leurs opérations de réservation.
Concilier l’expérience des primes et les défis pratiques
Comme beaucoup de portes de cave, Thomas Wines opère dans un espace où l’hospitalité rencontre le commerce de détail, l’éducation et le tourisme.
Leur offre comprend trois expériences de dégustation principales, chacune avec des durées, des inclusions et des niveaux de prix différents. Gérer efficacement ces variations est essentiel, surtout lors des fins de semaine chargées où le personnel occasionnel est en place et où les attentes des invités sont élevées.
Avant de passer à Now Book It, l’équipe se retrouvait limitée par son ancien système de réservation. Les réservations à l’avance étaient limitées, ce qui rendait difficile de capter la demande future, surtout de la part de visiteurs inter-États ou internationaux planifiant des voyages bien à l’avance.
En plus de cela, l’ancien système avait du mal à gérer différentes durées de dégustation, ce qui menait souvent à des solutions manuelles et à des complexités de plans d’étage.
La formation du personnel était un autre point de douleur majeur. La plateforme précédente était technique et nécessitait un haut niveau de connaissance du système, ce qui n’est pas toujours réaliste dans un environnement hôtelier.
« C’était assez technique et il fallait vraiment des connaissances d’expert pour bien gérer, c’est difficile quand on a du personnel occasionnel les fins de semaine, ils devraient se concentrer sur les clients, pas sur le système de réservation », a déclaré Leesa.
Les réservations de grands groupes étaient un autre défi. Avec une flexibilité et une visibilité limitées, l’équipe évitait souvent complètement les dégustations de groupe, malgré la connaissance du potentiel de revenus.
Une solution plus simple et plus intelligente dans Now Book It
Le passage à Now Book It a été un tournant pour Thomas Wines. Presque immédiatement, l’équipe a acquis un meilleur contrôle sur la fenêtre de réservation, la structure de service et la capacité quotidienne. La possibilité de prendre les réservations beaucoup plus tôt leur permettait désormais de capter la demande qu’ils manquaient auparavant—surtout des invités qui prévoyaient des visites de vignoble des semaines, voire des mois à l’avance.
L’un des changements notables a été la capacité de définir et de gérer clairement différentes expériences de dégustation au sein d’un même système. Chaque service, des dégustations standard en cave aux dégustations réservées aux membres et aux dégustations premium « Saveur », pouvait être organisé selon sa propre durée, capacité et prix. Cela a éliminé les incertitudes tant pour les invités que pour le personnel, créant une expérience plus fluide des deux côtés du bar.
« Grâce à différents services, nous pouvons offrir aux invités plusieurs options de dégustation au sein d’un même système. Cela a fait une énorme différence dans notre organisation et notre préparation au quotidien. »
Maintenant, l’interface intuitive de Book It a aussi permis à la formation du personnel de devenir plus rapide et beaucoup moins stressante. Les nouveaux membres de l’équipe pourraient s’adapter rapidement au système, réduisant la dépendance au personnel supérieur et minimisant les erreurs lors des services chargés. Il est important de noter que les clients sans rendez-vous pouvaient facilement être ajoutés au système, offrant à l’équipe une visibilité complète sur les couvertures quotidiennes et la performance.
« C’est juste un système beaucoup plus convivial dans l’ensemble, on peut déposer les clients sans rendez-vous directement dans le système et regarder en arrière pour voir exactement combien de couvertures on avait chaque jour », expliqua Leesa.
Depuis la mise en place de Now Book It, Thomas Wines a constaté une augmentation notable des réservations anticipées. Ils ont aussi trouvé plus facile d’accepter de grandes dégustations en groupe, une source de revenus qu’ils évitaient auparavant. La clarté opérationnelle a permis à l’équipe de planifier le personnel, de préparer des notes de dégustation et de gérer l’inventaire plus efficacement, économisant ainsi des heures d’administration chaque semaine.
Transformer les réservations en meilleures expériences
Efficacité opérationnelle, vérifié. Passons aux expériences des invités. Avec Now Book It, Thomas Wines peut tirer parti de façon plus intelligente des options de réservation et des paiements anticipés.
Les invités peuvent maintenant réserver à l’avance des dégustations à différents niveaux, chacune avec des prix et des inclusions clairement définis. Cette transparence fixe les attentes dès le départ et garantit que les invités arrivent informés et prêts à profiter de l’expérience.
Les dégustations prépayées ont également réduit les absences et les annulations de dernière minute, donnant à l’équipe une plus grande certitude quant aux chiffres et aux revenus. Les options de tarification et de dégustation peuvent être ajustées au jour le jour. Cela assure une flexibilité pour la demande saisonnière, les sorties spéciales ou les périodes de négociation plus calmes.
« Pouvoir offrir différents niveaux de dégustation à différents prix, et avoir des invités qui paient à l’avance, nous a énormément aidés au quotidien. Nous sommes mieux préparés pour l’arrivée de groupes et pouvons vraiment adapter l’expérience. »
Maintenant, Book It permet aussi à l’équipe de voir clairement comment les réservations de groupe s’intègrent dans le déroulement de la journée, s’assurant qu’elles ne débordent pas la porte de la cave ni compromettent l’expérience des autres invités. Cette visibilité a permis de libérer de nouveaux revenus sans sacrifier la qualité.
« Nous trouvons beaucoup plus facile de gérer les grandes réservations de groupes maintenant, ce que nous avions évité par le passé, cette confiance a complètement changé notre façon de les aborder », a déclaré Leesa.
En même temps, l’augmentation des réservations anticipées a calmé la demande et donné à l’équipe plus de contrôle sur le déroulement de chaque journée. Au lieu de réagir, ils peuvent planifier, et cela se reflète dans la qualité du service fourni.
Pour Thomas Wines, la plus grande valeur de Now Book It réside dans la fluidité avec laquelle le système s’intègre à leur fonctionnement. Dans un environnement où le roulement élevé du personnel est courant et où les fins de semaine sont les plus occupées, avoir une plateforme de réservation intuitive, flexible et fiable fait une différence visible.
« Ça marche tout simplement pour nous, notre équipe se sent confiante de l’utiliser, nos clients trouvent la réservation facile, et ça soutient le genre d’expérience premium mais détendue que nous voulons offrir. »
En éliminant la complexité, en améliorant la visibilité et en permettant une conception de service plus intelligente, Now Book It est devenu une partie intégrante de la façon dont Thomas Wines gère sa cave.
Astuce Now Book It : Une fois à la porte de la cave,prenez place au bar. Vous aurez beaucoup plus de temps en face avec les professionnels du vin chez Thomas Wines.
